'Ook van 'falen' leer je veel'

Na een operatie heeft een patiënt, we noemen haar tante Sjaan, thuis nog verpleegkundige zorg nodig. De overdracht van tante Sjaan vanuit het ziekenhuis naar de wijkverpleging gaat nu nog via heleboel systemen. Acht keer dezelfde informatie overtypen is eerder regel dan uitzondering. In de proeftuinen verpleegkundige overdracht wordt onderzocht hoe die overdracht sneller en vooral beter kan. En dat proces verloopt niet zonder slag of stoot, ervaren Amsterdam UMC en zorginstelling Cordaan. ‘Vanuit verpleegkundig oogpunt, zonder technische kennis, hebben we bedacht hoe dat anders moet, en we komen wat drempels tegen.’

Overtypen

Er zijn op dit moment zeven proeftuinen. Met subsidie van het VWS-versnellingsprogramma InZicht wordt in een proeftuinen verkend hoe de verpleegkundige overdracht beter kan. Dan gaat het vooral om de kwaliteit. Nu gebeurt de overdracht vaak nog op papier of met meerdere systemen. Door overtypen gaat informatie verloren en worden eerder fouten gemaakt. ‘Het ziekenhuis stuurt bijvoorbeeld tante Sjaan naar huis met een infuus, maar de thuiszorg weet niet van het infuus en stuurt iemand die alleen pillen mag geven. Dat begrijpt tante Sjaan natuurlijk niet’, zegt Ronald Schmeddes, stafadviseur kwaliteit en veiligheid bij Amsterdam UMC. ‘En zoiets legt veel druk op het rooster en op collega’s die het vervolgens overnemen’, voegt Stefanie Otto toe. Zij is beleidsadviseur zorgontwikkeling bij Cordaan.

Daarnaast kost overtypen onnodig veel tijd. Sommige organisaties maken gebruiken van een makelaarssysteem, zoals ook in Amsterdam. Daarmee is de overdracht deels gedigitaliseerd, maar er bestaan altijd nog meerdere systemen naast elkaar die niet met elkaar kunnen communiceren.

Inzicht in werkproces

Stefanie: ‘Amsterdamse zorgorganisaties en ziekenhuizen zitten al 2,5 jaar om de tafel over verbetering van de verpleegkundige overdracht. In september zijn we met de proeftuin gestart. De impact op het operationele werk proberen we zo laag mogelijk te houden. We zijn begonnen met een team wijkverpleegkundigen die heel gemotiveerd zijn om hun werkproces aan te passen. In de proeftuin mogen we ervaren welke drempels er procesmatig zijn en wat betreft ict. Eerst hebben we in het voortraject tot in detail de werkprocessen uitgetekend, zowel aan de ziekenhuiskant als aan onze kant: wie doet wat, wanneer, waarom en hoe vaak. Dat geeft veel inzicht. Wij wisten bijvoorbeeld niet wat het ziekenhuis allemaal doet voorafgaand aan de overdracht.’

Pdf

Het hoofdpatroon van de verpleegkundige overdracht bestaat uit drie onderdelen. Ronald: ‘Dat zijn de aanmelding, beoordeling en definitieve overdracht. Een ziekenhuis meldt een patiënt aan in het makelaarssysteem. In de aanmelding staan een paar patiëntgegevens en een beknopte zorgvraag. De VVT-instelling die plek heeft beoordeelt die zorgvraag en dan volgt de definitieve overdracht. Die gaat in Amsterdam nu nog in pdf via het makelaarssysteem.’

Koppeling

‘Eerlijk gezegd hadden we nu met de proeftuin al verder willen zijn dan we zijn. We hebben zonder technische kennis, vanuit verpleegkundig oogpunt bedacht hoe de overdracht zou moeten gaan. Maar het barst van de technische problemen. Je kunt bijvoorbeeld niet ieder invulveld in het ene systeem gelijktrekken met een invulveld in een ander systeem. Je kunt ook niet een koppeling maken tussen alle verschillende invulvelden, want dat zijn er veel te veel.’

eOverdracht

De basis is er, legt Stefanie uit: ‘Sinds vorig jaar hebben we de landelijke standaard eOverdracht. Daarin is de eenheid van taal bepaald, plus wat we voor iedere patiënt altijd overdragen. Denk aan NAW-gegevens, eetwensen, labwaarden, wondzorg, is de patiënt mobiel, moet iemand worden gewassen, enzovoorts.’

Hopelijk worden in de proeftuin ook andere knelpunten opgelost. Stefanie: ‘We komen er nu vaak pas veel later achter dat een van onze cliënten is opgenomen in het ziekenhuis. En de overdracht van VVT naar ziekenhuis is nog niet geregeld in het proces. Daarnaast blijkt dat er geen vaste plek is in het huisartsinformatiesysteem (HIS) om de naam van de wijkverpleging te noteren. Die informatie komt dan ergens in een dossiernotitie die later niet meer terug te vinden is. Dus hoe zorgen we dat de huisarts én de wijkverpleging weten dat tante Sjaan acuut is opgenomen?’

Landelijk of regionaal

Ronald: ‘We zijn in gesprek gegaan met onze softwareleveranciers over wat haalbaar is binnen de proeftuinperiode van maximaal negen maanden. Toen bleek dat de leveranciers graag willen meedenken over een oplossing, maar ze willen ook zekerheid dat de oplossing na de proefperiode wordt gebruikt. En ze willen landelijke oplossingen in plaats van alleen regionale. Daar komen we nu nog niet uit. Dat is frustrerend, maar van ‘falen’ kun je ook veel leren. En we doen het allemaal voor tante Sjaan.’

Verpleegkundige overdracht is een van de vier trajecten waarop het programma Elektronische gegevensuitwisseling in de zorg zich in eerste instantie focust; nog specifieker: de verpleegkundige overdracht van een patiënt die door een ziekenhuis wordt overgedragen naar een VVT-instelling, of andersom. Een VVT-instelling is een verpleeghuis, verzorgingshuis of de thuiszorg.

December 2019